Soluzioni
Il moderno sistema di segnalazione dei casi sospetti (HGS): sicuro, anonimo, conforme alla legge
Proteggi la tua reputazione prima che le informazioni finiscano nelle mani sbagliate. OPTURE HGS combina un'interfaccia di reporting esterna accessibile senza barriere con un potente sistema di gestione dei casi interno.
UTILIZZO DEL CLIENTE
Perché un software HGS è più di una piattaforma di risoluzione delle controversie
Gli errori accadono. La questione è solo se voi potete informarvi internamente e agire di conseguenza oppure se la stampa (o l’autorità giudiziaria) lo scopre per primo e voi solo allora potete reagire. OPTURE HGS vi restituisce il controllo.
- Evitare escalation e danni alla reputazione: Il sistema crea uno spazio sicuro e anonimo in cui chi segnala l’attività può farlo in modo anonimo. Le irregolarità vengono segnalate internamente e risolte in modo strutturato prima che possano trasformarsi in costose procedure normative o scandali pubblici.
- Pagina di segnalazione esterna e gestione interna dei casi: I segnalanti hanno accesso, in modo anonimo o non anonimo, al sistema OPTURE HGS, per esempio tramite il sito web dell'azienda. Il segnalante vede ovviamente solo la pagina esterna di HGS e la sua area anonima. La gestione interna dei casi è prevista per la comunicazione basata sulla workflow interna volta all'analisi dell'incidente.
- Software contro gli ombudsmani: L’OPTURE HGS offre – oltre ai vantaggi economici – importanti vantaggi tecnici e di contenuto rispetto a un’ombudsman esterno o interno, come la documentazione revisore e la possibilità di una segnalazione/comunicazione anonima con il segnalante. Nel sistema OPTURE HGS le domande rilevanti possono essere strutturate e formulate in modo professionale e le risposte possono essere analizzate.
- Fino a 40 risparmi di % costi e tempo: Le autorizzazioni di ingresso, il monitoraggio dei termini (ad esempio la risposta entro 7 giorni) e le notifiche al team di compliance vengono gestite in modo completamente automatizzato.
- Nessun altro problema con i media: L'ingresso, la verifica, la comunicazione bidirezionale anonima e il monitoraggio delle azioni avvengono in un unico flusso di lavoro protetto.
FUNZIONALITÀ
Il processo completo – dall’allerta alla soluzione
Rispetta il HinSchG, la Direttiva UE sulla segnalazione delle irregolarità e SCDDA. Completamente automatizzato e 100% % anonimo.
La pagina di segnalazione esterna (la vostra carta d’identità per l’integrità)
Una pagina di segnalazione completamente personalizzabile nel vostro design aziendale, accessibile a tutti e ottimizzata per dispositivi mobili. I segnalanti possono inviare segnalazioni in modo aperto o completamente anonimo, senza ostacoli o obblighi di registrazione.
Gestione dei casi con prestazioni elevate
Le segnalazioni non si confondono nel portafoglio di posta elettronica. Ogni caso viene gestito secondo un flusso di lavoro ben definito e sicuro da revisione. Le responsabilità, le mansioni e i percorsi di escalation garantiscono una indagine interna accurata.
Comunicazione bidirezionale anonima
Spesso nelle prime segnalazioni mancano dettagli cruciali. Con un indirizzo postale criptato e anonimo (sicuro grazie a chiavi di accesso), il vostro team di compliance può rispondere alle domande senza mai compromettere l'identità del segnalante.
Controlli completi sulle tempistiche e sulla conformità
Il sistema conosce la normativa. La conferma d’ingresso di 7 giorni prevista dalla legge e la comunicazione automatica di 3 mesi al segnalante vengono monitorate e inviate in modo sicuro e legale.
IL VOSTRO AVANTAGGIO
Perché gli strumenti standard e le autorità di controllo non sono più sufficienti
Molte aziende si affidano ancora a organismi esterni di conciliazione (ad esempio avvocati). Il problema: Sono soggette a variabili personali, costose, spesso lente e generano interruzioni nella documentazione durante la trasmissione. Una documentazione della segnalazione (contenuto, data, etc.) e una Comunicazione anonima Per questo motivo, una mediazione telefonica o via e-mail non è molto comune presso un'agenzia di mediazione.
OPTURE HGS è più efficiente, più sicuro, più veloce e più conveniente. Riuscite a mantenere il pieno controllo sui vostri dati, sui tempi di risposta e sui processi.
A differenza dei semplici e isolati „formuli web per la segnalazione di violazioni“ di tipo commerciale, OPTURE HGS fa parte di un sistema di gestione della qualità. RegOS Piattaforma (Regolatore del sistema operativo). Se vi è un indizio di un caso di frode (Conformità) o un rischio legato alla catena di approvvigionamento (ESG/SCDDA) indica, questo verrà sistematicamente implementato nel vostro Enterprise Risk Management (ERM) rafforzato effetto di contrasto. Questo crea un Traccia di audit completa, che resiste a qualsiasi auditor.
Perché non basta semplicemente un indirizzo e-mail dedicato per le segnalazioni?
Come garantite l’anonimato assoluto del segnalante?
È una soluzione software migliore di una struttura esterna di supporto?
Quanto impegno comporta l’implementazione per la nostra IT?
Il sistema può essere utilizzato anche per il Regolamento sul Sistema di Supply Chain (LkSG)?
Deep Dive: Perché un sistema di segnalazione digitale è la base della conformità moderna
Con la promulgazione della Direttiva UE sulla segnalazione delle irregolarità e della sua implementazione a livello nazionale Legge tedesca sulla protezione dei segnalanti (HinSchG) La situazione giuridica per le aziende è diventata drasticamente più complicata. L'istituzione di un ufficio di segnalazione interna è obbligatoria per le aziende con almeno 50 dipendenti. Chi ignora le vie di segnalazione o non protegge adeguatamente i whistleblower rischia sanzioni pesanti e danni alla reputazione.
Il valore strategico di un sistema di segnalazione interno
Oltre che a mera conformità normativa, un sistema professionale di segnalazione (HGS) è un sistema di allerta precoce strategico. Gli studi dimostrano che la maggior parte dei reati di conformità (come corruzione, frode o molestie) viene scoperta grazie alle segnalazioni dei propri dipendenti – molto prima che revisori contabili o autorità pubbliche si accorgano di ciò. Tuttavia, se i dipendenti non hanno fiducia nella segnalazione interna, si rivolgono alla pubblica opinione o direttamente alle autorità investigative statali. Un sistema come il Software OPTURE HGS rischia queste problematiche internamente e consente una soluzione strutturata.
Software vs. ufficio per l'assistenza clienti: il confronto sull'efficienza
Tradizionalmente, molte aziende hanno fatto affidamento su consulenti legali esterni. (Ombudsstellen). Questa prassi incontra oggi dei limiti strutturali nell'attuazione del HinSchG e del Gesetz zur Sorgfaltspflicht in der Lieferkette (LkSG).
| Caratteristica | Ufficio per l'arbitrato esterno (avvocato) | Software OPTURE HGS |
|---|---|---|
| Accessibilità | Spesso vincolato alle ore di ufficio, ostacoli dovuti alle barriere linguistiche. | Disponibile 24/7 in tutto il mondo, multilingue e accessibile digitalmente senza barriere. |
| Processo e documentazione | Trasmissione manuale dei casi (e-mail, telefonate), Interruzioni dei media. | Percorso di audit completo nel sistema, gestione automatizzata dei casi. |
| Cost structure | Retribuzioni elevate e orari di lavoro prolungati. | Costi software prevedibili e significativamente inferiori (fino a 40% risparmi). |
Comunicazione anonima senza compromessi tecnologici
Il più grande ostacolo per un whistleblower è la paura delle ritorsioni. I mailbox e i form di intranet non offrono una vera anonimità, poiché vengono registrate le indirizzazioni IP e i metadati. OPTURE HGS separa la pagina di segnalazione dal network interno dell'azienda tramite l'utilizzo di una crittografia moderna e di chiavi di posta elettronica. Ciò consente di creare una soluzione sicura. Canale di comunicazione bidirezionale. In questo modo l'addetto alla conformità può porre domande mirate al segnalante senza compromettere mai la sua identità.
Parte del Regulatory Operating System (RegOS)
La forza di OPTURE risiede nell'architettura della piattaforma. Un indizio di una violazione ESG (ad esempio, inquinamento ambientale nella catena di approvvigionamento) non è solo un caso per il sistema di segnalazione, ma attiva immediatamente processi di follow-up nel processo di gestione del rischio. Grazie all'integrazione senza soluzione di continuità con la piattaforma RegOS, i dati rilevanti provenienti dal HGS vengono integrati nel sistema Enterprise Risk Management (ERM) o nel modulo di conformità (COM) senza necessità di ulteriori operazioni di input dei dati. Questo consente una gestione aziendale completa e sicura da rivedere, conforme ai più alti standard di audit e da parte delle autorità di vigilanza.
| Contesto | Strumento HGS isolato | OPTURE HGS (RegOS) |
|---|---|---|
| Dati e integrazione | Le segnalazioni e i dati dei casi rimangono in una soluzione isolata e unica. | Base dati centrale all'interno di RegOS; HGS è collegato a ERM, Compliance, ISMS, ESG e AIA. |
| Aumento del rischio | Le informazioni rilevanti devono essere trasferite separatamente nei processi successivi di rischio e conformità. | I dati HGS pertinenti possono essere disponibili senza duplicazioni Le informazioni vengono inserite nei processi ERM o di conformità. |
| Processo e documentazione | Il processo di segnalazione rimane separato dal resto della gestione normativa. | Notifiche, procedure di verifica, misure e La documentazione si integra perfettamente all’interno di RegOS. |
| Governance e Audit | Le strutture dati e di processo separate rendono difficile una visione globale. | Unità di dati, processi e Strutture di governance con garanzia di indipendenza Documentazione e tracciamento continuo dell'audit. |
| Scalabilità | Soluzione indipendente con particolare attenzione al Processo di segnalazione. | Architettura basata su piattaforme e modulare per diversi temi normativi e strutture organizzative complesse. |
Attraverso l'inserimento di OPTURE HGS nel Regolamento Operativo (RegOS) Il sistema di segnalazione non si limita a una soluzione isolata, ma è parte integrante della governance aziendale. I segnalamenti rilevanti possono essere collegati a processi di rischio e conformità e le misure possono essere documentate in modo coerente. In questo modo si ottiene una gestione coerente e sicura da rivedere.
