Rozwiązania
Nowoczesny system zgłaszania przestępstw (HGS): bezpieczny, anonimowy, przestrzegający prawa
Ochronić swoją reputację, zanim informacje trafią do publicznej wiadomości. OPTURE HGS łączy bezprzeszkolony zewnętrzny portal zgłoszeń z potężnym wewnętrznym systemem zarządzania sprawami.
Korzyści dla klientów
Dlaczego oprogramowanie HGS to coś więcej niż jednostka ds. pośrednictwa
Przekraczanie przepisów zdarza się. Kwestia tylko, czy zdasz sobie sprawę z tego wewnątrz firmy i będziesz w stanie podjąć odpowiednie działania, czy prasa (lub prokuratura) dowie się najpierw i będziesz mógł jedynie reagować. OPTURE HGS daje ci zwrot kontroli.
- Zapobieganie eskalacji i szkód reputacyjnym: System tworzy bezpieczny, anonimowy obszar, w którym anonimowi użytkownicy mogą komunikować się z systemem alarmowym. Niedociągnięcia są zgłaszane wewnętrznie i rozwiązane w sposób zorganizowany, zanim doprowadzą one do kosztownych procedur regulacyjnych lub publicznych skandali.
- Externie strona raportowania oraz wewnętrzne zarządzanie sprawami: Monitorzy mają anonimowy lub nieanonimowy dostęp do systemu OPTURE HGS, np. poprzez stronę firmy. Monitor oczywiście widzi jedynie zewnętrzną stronę HGS oraz swój anonimowy obszar. Wewnętrzny system zarządzania sprawami jest przeznaczony do komunikacji w oparciu o workflow w celu analizy zdarzenia.
- Oprogramowanie kontra biura śledcze: OPTURE HGS ma – oprócz korzyści kosztowych – wyraźne zalety techniczne i zawartościowe w porównaniu z zewnętrzną lub wewnętrzną placówką ds. zaskarżania naruszeń, takimi jak na przykład bezpieczna dokumentacja rewizjonna oraz możliwość anonimowego zgłoszenia/komunikacji z zgłaszającym. W systemie OPTURE HGS istotne kwestie mogą zostać zdefiniowane i profesjonalnie przedstawione w formie strukturalnej dla meldanta, a jego odpowiedzi mogą zostać przeanalizowane.
- Do 40 oszczędności % kosztów i czasu: Potwierdzenia przyjmowania zgłoszeń, monitorowanie terminów (np. 7-dniowe powiadomienia) oraz powiadomienia dla zespołu ds. zgodności są realizowane w sposób w pełni zautomatyzowany.
- Bez kolejnych zakłóceń w mediach: Przechodzenie przez bramkę, kontrola, anonimowa komunikacja dwukierunkowa oraz śledzenie działań odbywają się w jednym, chronionym przepływie pracy.
FUNKCJA
Cały proces – od zgłoszenia do rozwiązania
Wykonać należy wymagania HinSchG, dyrektywy UE w sprawie raportowania przypadków naruszeń oraz SCDDA. Całkowicie zautomatyzowany i 100% % anonimowy.
Zewnętrzna strona zgłaszania (Twoja wizytówka w kwestii integralności)
Pełnowymiarowa strona zgłoszeniowa, dostępna dla osób niepełnosprawnych i mobilnych, zaprojektowana w pełnym harmonii z logotypem firmy. Informatorzy mogą przesyłać zgłoszenia w sposób otwarty lub w całkowitej anonimowości, bez żadnych przeszkód ani wymogu rejestracji.
Wysoce wydajne zarządzanie przypadkami
Informacje nie tracą się w skrzynce poczty e-mail. Każdy przypadek przechodzi przez jasno zdefiniowany, bezpieczny w przypadku kontroli proces pracy. Rola, obowiązki i drogi postępowania gwarantują czystą wewnętrzną analizę sytuacji.
Anonimowa komunikacja dwukierunkowa
W pierwszym raporcie często brakuje kluczowych szczegółów. Za pomocą szyfrowanego, anonimowego skrzynki pocztowej (zabezpieczonej hasłem dostępu) Państwa zespół ds. zgodności może udzielać odpowiedzi bez narażania na ryzyko tożsamości osoby zgłaszającej.
Pełna kontrola terminów i zgodności z przepisami prawnymi
System zna przepisy. Zobowiązujące prawnie 7-dniowe potwierdzenie przybycia oraz 3-miesięczne powiadomienie adresata zostają monitorowane i automatycznie wysyłane w sposób prawnie wiarygodny.
Twoje przewaga
Dlaczego standardowe narzędzia i biura ścigania nie wystarczają już
Wiele firm nadal polega na zewnętrznych organach ds. pośrednictwa (np. prawnikach). Problem polega na tym, że: Jedna z nich jest zależna od osoby, kosztowna, często powolna i generuje luki w dokumentacji medialnej. Dokumentacja raportu odporna na zmiany (treść, czas itp.) oraz anonimowa zgłoszenie W przypadku placówki ds. pośrednictwa w sporach prawnych najczęściej nie można skorzystać z telefonu ani poczty elektronicznej.
OPTURE HGS jest bardziej wydajny, bezpieczniejszy, szybszy i tańszy. Zachowujecie pełną kontrolę nad swoimi danymi, czasem reakcji i procesami.
W przeciwieństwie do tanich, izolowanych „formularzy raportowania nieprawidłowości“ OPTURE HGS jest częścią RegOS Platforma (Regulatory Operating System). Jeśli wystąpi informacja o przypadku oszustwa (Zgodność z przepisami prawnymi) lub ryzyko związane z łańcuchem dostaw (ESG/SCDDA) wskazuje, to zostanie zintegrowane w systemie zarządzania ryzykiem przedsiębiorstwa (ERM) przedstawiony na zdjęciu. To tworzy Bezpośredni ślad audytowy, który wytrzymuje każdego biegłego rewidenta.
Dlaczego wystarczająca nie jest zwyczajna dedykowana adres e-mail do składania sugestii?
Jak zapewnicie absolutną anonimowość informatora?
Czy oprogramowanie jest lepsze od zewnętrznego organu ds. sprawiedliwości?
Jak duże nakłady finansowe wiąże się z wdrożeniem w naszej infrastrukturze informatycznej?
Czy system może być również wykorzystywany w ramach ustawy o łańcuchu dostaw (LkSG)?
Deep Dive: Dlaczego cyfrowe systemy zgłaszania podejrzeń stanowią fundament nowoczesnej zgodności z przepisami
Z okazji ogłoszenia zakończenia Dyrektywa UE w sprawie zgłaszania naruszeń i jego realizacji na szczeblu krajowym przez Niemieckie prawo o ochronie informatorów (HinSchG) Sytuacja prawna dla firm znacznie się pogorszyła. Wdrożenie wewnętrznego punktu zgłaszania przypadków naruszeń prawnych jest obowiązkowe dla firm zatrudniających 50 lub więcej pracowników. Ci, którzy ignorują procedury zgłaszania przypadków naruszeń lub nie zapewniają wystarczającej ochrony dla sygnalistów ryzykujećają karami pieniężnymi i szkodami dla reputacji.
Strategiczny wkład wewnętrznego systemu raportowania
Oprócz zwykłej przestrzegania przepisów prawnych profesjonalny system zgłaszania podejrzanych zachowań (HGS) stanowi strategiczny system wczesnego wykrywania zagrożeń. Badania pokazują, że większość naruszeń regulaminu (takich jak korupcja, oszustwa lub molestowanie) jest wykrywana dzięki informacjom pochodzącym od pracowników – znacznie wcześniej niż to zauważają audytorzy finansowi lub władze publiczne. Jeśli jednak pracownicy nie mają zaufania do wewnętrznego systemu zgłaszania podejrzanych zachowań, zwracają się do otoczenia lub bezpośrednio do organów ścigania państwowych. System taki jak Oprogramowanie OPTURE HGS inicjuje te ryzyka wewnętrznie i umożliwia zorganizowane ich rozwiązanie.
Oprogramowanie vs. organ ds. sprawiedliwości: porównanie wydajności
Tradycyjnie wiele firm powoływało się na zewnętrzne firmy prawnicze (Instytucje ds. ochrony konsumentów). Obecnie ta praktyka napotyka strukturalne ograniczenia w realizacji przepisów HinSchG oraz ustawy o obowiązkach w zakresie odpowiedzialności za łańcuch dostaw (LkSG).
| Charakterystyka | Instytucja zewnętrzna ds. zaskarżania (adwokat) | Oprogramowanie OPTURE HGS |
|---|---|---|
| Dostępność | Często związany z godzinami pracy biurowymi, stwarza trudności ze znalezieniem pracy. | dostępne 24/7 na całym świecie, wielojęzyczne, bezbarierowe w technologii cyfrowej. |
| Postępowanie i dokumentacja | Manualna przekazywanie spraw (e-maile, rozmowy telefoniczne), Przerwy w dostarczaniu mediów. | Pełny ślad audytowy w systemie, zautomatyzowane zarządzanie sprawami. |
| Struktura kosztów | Stałe wysokie honoraria za zatrzymywanie pracowników i godziny pracy. | Planowane, znacząco niższe koszty oprogramowania (do 40% oszczędności). |
Anonimowa komunikacja bez kompromisów technologicznych
Największym zagrożeniem dla sygnalisty jest strach przed represjami. E-mailowe skrzynki pocztowe lub formularze intranetowe nie zapewniają prawdziwej anonimowości, ponieważ adresy IP i metadane są rejestrowane. OPTURE HGS technologicznie oddziela stronę zgłaszania od wewnętrznego sieci firmy. Dzięki zastosowaniu nowoczesnej kryptografii i kluczy skrzynkowych powstaje bezpieczny Dwukierunkowy kanał komunikacji. W ten sposób inspektor ds. zgodności może zadawać celowe pytania do zgłaszającego bez narażania jego tożsamości na ryzyko.
Element systemu operacyjnego regulacyjnego (RegOS)
Silna strona OPTURE polega na architekturze platformy. Informacja o naruszeniu zasad ESG (np. zanieczyszczenie środowiska w łańcuchu dostaw) nie jest jedynie przypadkiem dla systemu zgłaszania, ale natychmiast uruchamia procesy w ramach zarządzania ryzykiem. Dzięki bezproblemowej integracji z platformą RegOS istotne dane z HGS trafiają do Enterprise Risk Management (ERM) lub modułu Compliance (COM) bez konieczności ponownego wprowadzania danych. To zapewnia niezawodną kontrolę korporacyjną, która spełnia najwyższe standardy wytyczone przez biegłych rewidentów i organy nadzorcze.
| Rozwiązanie | Zintegrowane narzędzie HGS | OPTURE HGS (RegOS) |
|---|---|---|
| Dane i integracja | Informacje i dane z przypadków pozostają w izolowanej formie. | Centralna baza danych w ramach regOS; HGS jest powiązane z ERM, Compliance, ISMS, ESG i AIA. |
| Eskalacja ryzyka | Dotyczące nich informacje muszą zostać przesyłane oddzielnie do powiązanych procesów ryzyka i zgodności. | Ważne dane HGS mogą być przetwarzane bez powielania Dostęp do danych ma wpływ na procesy ERM lub procesy kontroli zgodności. |
| Postępowanie i dokumentacja | Postępowanie w sprawie zgłaszania nieprawidłowości pozostaje oddzielone od pozostałego zarządzania regulacyjnym. | Informacje, procedury kontrolne, działania i Dokumentacja w regOS jest płynnie zintegrowana ze sobą. |
| Rządzenie i audyt | Oddzielne struktury danych i procesów utrudniają kompleksowe spojrzenie na sytuację. | Jednolitych danych, procesów i Struktury zarządzania z zabezpieczeniem audytowym Dokumentacja i stały ślad audytowy. |
| Skalowalność | Niezależne rozwiązanie z naciskiem na Proces zgłaszania podejrzanych działań. | Platformowa, modularna architektura przeznaczona do rozwiązywania różnych problemów prawnych oraz kompleksowych struktur organizacyjnych. |
Dzięki wbudowaniu OPTURE HGS do System operacyjny regulacyjny (RegOS) system informowania nie stwarza izolowanej, osobnej metody, ale stanowi integralną część zarządzania przedsiębiorstwem. Ważne informacje mogą być powiązane z procesami ryzyka i zgodności oraz działania można sprawnie dokumentować. W ten sposób powstaje spójna i niezawodna weryfikowalność zarządzania kwestiami regulacyjnymi.
